Tietosuojakäytäntö
Versio: 2.0 · Viimeksi päivitetty: 2026-08-17 · Voimassa: 2026-05-01
Rekisterinpitäjä
Verca AB on verkkosivustolla käyntien, tilinhallinnan ja viestinnän yhteydessä kerättyjen henkilötietojen rekisterinpitäjä. Verca AB toimii Asiakkaan puolesta tietojen käsittelijänä asiakkaiden luomien tai lähettämien henkilötietojen osalta (katso DPA).
Verca AB
Organisaation numero: 559564-2629
Kotipaikka: Malmö
Sähköposti: support@verca.se
Mitä henkilötietoja käsittelemme
Verca AB käsittelee palvelun tarjoamiseen tarvittavia henkilötietoja. Käsittely kattaa seuraavat kategoriat:
| Kategoria | Esimerkkejä | Lähde |
|---|---|---|
| Yhteystiedot | Nimi, tehtävänimike, sähköpostiosoite, puhelinnumero | Asiakas rekisteröitymisen yhteydessä |
| Tilin tiedot | Kirjautumistiedot, rooli, käyttöoikeudet | Alusta tilin luomisen yhteydessä |
| Tekniset tiedot | IP-osoite, selain, laite, istuntotiedot | Automaattinen keräys |
| Laskutustiedot | Organisaationumero, laskutusosoite, maksuviitteet | Asiakas sopimuksen allekirjoituksen yhteydessä |
| Asiakastiedot | Käyttäjien lataamat asiakirjat ja tiedostot | Asiakas käytön aikana |
Emme käsittele henkilötietojen erityisiä kategorioita (GDPR:n 9 artikla), ellei asiakas ole nimenomaisesti niin edellyttänyt ja hyväksynyt sitä.
Kolmansilta osapuolilta saadut tiedot (GDPR:n 14 artikla). Jos Verca AB saa sinua koskevia henkilötietoja muualta kuin sinulta itseltäsi — kuten työnantajaltasi tilin luomisen yhteydessä, kumppanilta yhteistyön aikana tai asiakkaan toimitusketjun toimittajalta — sinulle ilmoitetaan tästä ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään 30 päivän kuluessa tietojen vastaanottamisesta GDPR:n 14 artiklan mukaisesti. Tieto toimitetaan sähköpostitse rekisteröityyn osoitteeseen tai, jos tällaista osoitetta ei ole, ensimmäisen yhteydenoton yhteydessä.
Tarkoitus ja oikeusperusta
| Tarkoitus | Oikeusperusta | Kuvaus |
|---|---|---|
| Palvelun tarjoaminen | Sopimus | Tili, kirjautuminen, asiakirjojen ja tuotetietojen tallennus, luokittelu ja vaatimusten hallinta |
| Asiakastuki | Perusteltu etu | Vianetsintä, järjestelmän ylläpito, viestintä |
| Alustan parantaminen | Perusteltu etu | Käyttötapojen analyysi koostetussa muodossa, suorituskyvyn optimointi |
| Laskutus ja hallinto | Oikeudellinen velvoite / sopimus | Laskutus, kirjanpito, sopimusten hallinta |
| Turvallisuus ja väärinkäytösten estäminen | Perusteltu etu | Kirjaus, tapausten hallinta, käyttöoikeuksien hallinta |
Verca AB ei koskaan käsittele henkilötietoja edellä mainitun kanssa yhteensopimattomiin tarkoituksiin. Henkilötietoja ei käytetä markkinointiin kolmansille osapuolille.
Automaattinen päätöksenteko
Alusta sisältää sääntömoottorin (Requirements Engine), joka tunnistaa automaattisesti sovellettavat sääntelyt tuotetietojen perusteella. Tämä automaatio on päätöksentukea — ei GDPR:n 22 artiklan tarkoittamaa automatisoitua päätöksentekoa, jolla on oikeusvaikutuksia. Asiakas tekee aina lopullisen päätöksen.
Profilointi. Verca AB ei profiloi yksittäisten käyttäjien luokittelupäätöksiä tai tuotetietoja. Käyttömalleja analysoidaan ainoastaan kootussa ja pseudonymisoidussa muodossa tuotekehitystä ja suorituskykyanalyysia varten, ei koskaan markkinointitarkoituksiin eikä kolmansille osapuolille jakamista varten.
Säilytysaika
| Tietotyyppi | Säilytysaika |
|---|---|
| Asiakastilin tiedot | Sopimuskausi |
| Asiakasdata (asiakirjat, tiedostot) | Sopimuskausi + 30 päivän vientijakso + 30 päivän poisto |
| Tekninen data (lokit, istunnot) | Enintään 12 kuukautta |
| Laskutus- ja kirjanpitodata | 7 vuotta Ruotsin kirjanpitolain mukaisesti |
| Auditointilokit | 12 kuukautta |
Sopimuksen päättymisen jälkeen asiakkaalla on 30 päivää aikaa viedä tiedot ulos. Tämän jälkeen asiakasdata poistetaan pysyvästi 30 lisäpäivän kuluessa tietojenkäsittelysopimuksen (DPA) § 8 mukaisesti. Lakisääteisten vaatimusten (esim. Ruotsin kirjanpitolaki) alainen data säilytetään lain mukaisesti.
Jakaminen kolmansien osapuolten kanssa
Verca AB ei koskaan jaa henkilötietoja markkinointitarkoituksiin.
Henkilötietoja voivat käsitellä alihankkijat seuraavissa kategorioissa:
| Kategoria | Tarkoitus | Sijainti |
|---|---|---|
| Infrastruktuuri ja toiminnot | Palvelinhosting, tiedonsäilytys | EU |
| Todennus | Kirjautuminen ja käyttöoikeushallinta | EU |
| Laskutus | Maksujen käsittely | EU |
| Sähköposti | Transaktionaaliset viestit | EU |
| Sähköinen allekirjoitus | Asiakirjojen digitaalinen allekirjoittaminen | EU |
| Virheseuranta | Sovellusvalvonta | EU |
| Tietoturva | Pyyntömäärien rajoittaminen ja suorituskykyvalvonta | EU |
| Verkkoanalytiikka | Analytiikka julkisilla sivuilla (suostumuspohjainen) | EU |
| Tekoälypalvelut | Tekoälychatti, asiakirja-analyysi ja semanttinen haku, vain organisaation aktivoinnin jälkeen | Yhdysvallat |
Kaikki käsittely tapahtuu tietojenkäsittelysopimusten nojalla GDPR:n mukaisesti. Ajantasainen luettelo alihankkijoista on saatavilla tietojenkäsittelysopimuksessa (DPA).
Henkilötietoja ei siirretä EU:n/ETA:n ulkopuolisiin maihin ilman oikeudellista perustaa (esim. EU:n komission vastaavuuspäätös tai vakiosopimuslausekkeet).
Tietoturva
Verca AB toteuttaa teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä henkilötietojen suojaamiseksi:
- Salaus levossa ja siirrossa
- Roolipohjainen käyttöoikeuksien hallinta
- Vuokralaiseneristys — jokaisen organisaation data on tiukasti erotettu tietokantatasolla
- Täydellinen auditointiloki aikaleimoineen ja käyttäjätietoineen
- Suojattu palvelinympäristö EU:ssa
- Jatkuvat tietoturvapäivitykset ja testaus
Vain valtuutetulla henkilöstöllä, jolla on dokumentoitu tarve, on pääsy henkilötietoihin.
Auditointilokin sisältö. Lokit tallentavat aikaleiman, käyttäjätunnuksen, IP-osoitteen, toiminnon tyypin (luominen, muokkaus, poisto) ja kohteena olevan resurssin. Lokit ovat asiakkaan omien sisäisten tarkastusten käytettävissä, ja ne voidaan virallisesta pyynnöstä toimittaa valvontaviranomaisille (esim. Ruotsin tietosuojaviranomainen tai Ruotsin kuluttajavirasto). Lokeja ei käytetä markkinointiin eikä jaeta kolmansille osapuolille.
Poikkeamanhallinta
Epäillyistä henkilötietohäiriöistä Verca AB ilmoittaa Asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään 36 tunnin kuluessa Data Processing Agreement (DPA) mukaisesti. Tapauksista, jotka aiheuttavat riskin rekisteröityjen oikeuksille ja vapauksille, ilmoitetaan Ruotsin tietosuojaviranomaiselle (IMY) 72 tunnin kuluessa GDPR-asetuksen 33 artiklan mukaisesti.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröitynä sinulla on oikeus:
- Saada pääsy henkilötietoihisi (15 artikla)
- Pyytää virheellisten tietojen oikaisemista (16 artikla)
- Pyytää tarpeettomien tietojen poistamista (17 artikla)
- Pyytää käsittelyn rajoittamista (18 artikla)
- Vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä (21 artikla)
- Pyytää tietojen siirtämistä koneluettavassa muodossa (20 artikla)
- Tehdä valitus valvontaviranomaiselle (77 artikla) — Ruotsin tietosuojaviranomainen (IMY), imy.se
Pyyntöihin vastataan ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään 30 päivän kuluessa.
Yhteydenotot: support@verca.se
Yhteydenotot ja valitukset
Verca AB (y-tunnus 559564-2629) on tässä käytännössä kuvatun käsittelyn rekisterinpitäjä.
Verca AB
Skomakaregatan 6-8
211 34 Malmö
Sweden
Henkilötietojen käsittelyä koskevat kysymykset: dataskydd@verca.se
Verca AB:lla ei tällä hetkellä ole nimettyä tietosuojavastaavaa (DPO). Henkilötietojen käsittelyä koskeviin tiedusteluihin ja valituksiin vastaa Verca AB:n tietosuojatoiminto yllä olevaan sähköpostiosoitteeseen.
Valitukset valvontaviranomaiselle:
Jos katsot, että Verca AB käsittelee henkilötietojasi GDPR:n vastaisesti, sinulla on oikeus tehdä valitus:
Ruotsin tietosuojaviranomaiselle (IMY)
Verkkosivusto: imy.se
Muutokset
Verca AB voi päivittää tätä tietosuojakäytäntöä. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan asiakkaille vähintään 30 päivää etukäteen. Uusin versio julkaistaan aina osoitteessa verca.se/integritetspolicy.
Tietosuojakäytännön aiemmat versiot säilytetään sisäisesti, ja ne voidaan toimittaa pyynnöstä.